Integritetspolicy

Information om dataskyddsförordningen Vi behandlar alltid den information som våra medlemmar och kunder anförtror oss på ett varsamt och ansvarsfullt sätt. För att vi ska kunna ge dig bra service behöver vi få in, använda och spara vissa uppgifter om dig. Vår integritetspolicy förklarar vilka av dina personuppgifter vi behandlar, varför vi behandlar dem, hur vi samlar in dem, på vilken laglig grund vi stödjer behandlingen och hur länge vi sparar uppgifterna. Den beskriver också vilka rättigheter du har när det gäller dina personuppgifter. I integritetspolicyn kan du också läsa vart du vänder dig om du har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter. Dataskyddsförordningen, GDPR, ersätter den svenska personuppgiftslagen och gäller som lag i alla EU-länder. Alla företag, organisationer och myndigheter måste följa de nya reglerna. Det främsta syftet med dataskyddsförordningen är att förbättra skyddet för dig när dina personuppgifter behandlas. Personuppgiftsansvarig är: PUFF AB, 556477-1334 Pumpvägen 4 243 41 Höör info@puff.se Vad är en personuppgift? En personuppgift är information som direkt eller indirekt kan kopplas till en levande person. Det är till exempel namn och personnummer, men också andra uppgifter som är specifika för en persons fysiska, genetiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet. Uppgifter som din IP-adress eller din inspelade röst kan också vara personuppgifter om de kan kopplas till dig. Vissa personuppgifter betraktas som särskilt känsliga och omfattas av särskilda regler. Med känsliga personuppgifter menas information som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening, genetiska uppgifter, biometriska uppgifter som identifierar en fysisk person, uppgifter om hälsa eller uppgifter om en fysisk persons sexualliv eller sexuella läggning. Vad är en behandling? Med behandling av personuppgifter menas allt som görs med informationen, oavsett om det sker automatiskt eller inte. Exempel på vanliga behandlingar av uppgifter är insamling, registrering, bearbetning, lagring, överföring och radering. Det är enbart behandling som görs automatiserat eller som ingår i ett register som omfattas av reglerna om dataskydd. Om vem samlar vi in information? Vi samlar in information om dig som är medlem eller som har ingått eller vill ingå ett avtal med oss om att nyttja våra tjänster. Ibland behöver vi även samla in information om dig som är företrädare, firmatecknare, någon form av kontaktperson eller verklig huvudman eller om din motpart eller någon som på annat sätt berörd av våra tjänster. Vilken information samlar vi in, varifrån kommer den och hur gör vi det? Information som du lämnar till oss Vi samlar in information om dig som du själv direkt eller indirekt lämnar till oss. Det kan exempelvis vara i samband med att du kontaktar oss med en förfrågan eller ber om ett råd eller på annat sätt ber om våra tjänster. Vi kan även spara information som framkommer eller uppstår när du har kontakt med oss. Till exempel sparar vi kommunikation som vi får via e-post eller vanliga brev. Information som vi samlar in om dig Utöver den information som du själv lämnar till oss kan vi samla in information om dig från annat håll. Det gäller till exempel när vi uppdaterar information om namn och kontaktuppgifter via offentliga register såsom t.ex. Näringslivsregistret, Eniro och SPAR m.fl., eller utför kontroller för att förhindra jävsituationer eller intressekonflikter med andra medlemmar. Varför och på vilken grund behandlar vi dina personuppgifter? Vi behandlar bara dina personuppgifter för vissa specifika ändamål och när vi har en rättslig grund för att göra det. För att administrera medlemskapet Det vanligaste ändamålet som vi behandlar dina personuppgifter för är för att dokumentera och administrera ditt medlemskap i Puff och för att fullgöra våra tjänster åt dig. Om avtalet inte har ingåtts med dig, men du innehar någon annan roll i förhållande till oss, till exempel legal ställföreträdare, firmatecknare eller liknande, behandlar vi normalt dina uppgifter med stöd av så kallat berättigat intresse. För att uppfylla våra rättsliga skyldigheter Vi behöver också behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter enligt lag, annan författning eller myndighetsbeslut. Det kan till exempel vara för att uppfylla kraven enligt bokföringslagstiftning, eller för att kunna rapportera till Skatteverket, Polismyndigheten, Kronofogdemyndigheten, Finansinspektionen och andra svenska och utländska myndigheter i de fall vi är skyldiga att göra det. När vi har ett berättigat intresse Vi behandlar dina personuppgifter när det är nödvändigt för ett ändamål där vi efter en intresseavvägning har bedömt att vårt intresse väger tyngre än dina intressen och rättigheter. När du har gett ditt samtycke I vissa fall behöver vi ditt samtycke för att behandla dina personuppgifter. Vi kommer då att be dig samtycka till att vi behandlar uppgifterna för det specifika ändamålet. Du kan när som helst ta tillbaka ett samtycke som du har lämnat. Den behandling som vi redan har gjort påverkas inte, men vi kommer inte att fortsätta behandla uppgifterna för detta ändamål. Enligt dataskyddslagstiftningen är behandlingen av känsliga personuppgifter förbjuden, förutom under vissa omständigheter. Hur länge sparar vi dina personuppgifter? Vi sparar dina personuppgifter så länge ditt medlemskap eller vårt uppdrag för dig varar. Därefter sparar vi uppgifterna normalt i ytterligare ett år. När vi sparar personuppgifter för andra syften än på grund av medlemskap eller uppdragsförhållandet kan tiden vara längre, till exempel för att vi ska uppfylla lagstiftning om bokföring. Om du inte ingår avtal med oss, men till exempel i en förfrågan har lämnat personuppgifter till oss, sparar vi normalt de uppgifterna i högst ett år. Hur skyddar vi dina personuppgifter? Vi gör vårt bästa för att skydda dina personuppgifter från oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust eller ändring, obehörigt röjande eller obehörig åtkomst. Det gör vi med både tekniska och organisatoriska åtgärder. Vi strävar alltid efter att inte behandla fler uppgifter än nödvändigt och vi pseudonymiserar och anonymiserar dina uppgifter när det är möjligt. Om en samarbetspartner behandlar personuppgifter åt oss, ett så kallat personuppgiftsbiträde, måste den alltid förbinda sig att upprätthålla en lämplig säkerhetsnivå och att vidta motsvarande skyddsåtgärder. Vem kan få tillgång till mina personuppgifter, delning av personuppgifter? Inom Presentgrossisternas Företagare-Förening – PUFF och Puff AB Inom Puff är det endast den eller de som är direkt involverad i ditt ärende som har tillgång till dina personuppgifter. Utanför Presentgrossisternas Företagare-Förening – PUFF och Puff AB Det förekommer att dina uppgifter behandlas av någon som vi samarbetar med utanför föreningen, naturligtvis alltid inom ramen för gällande regler om sekretess. Det kan exempelvis vara advokater och andra praktiserande jurister och revisorer. När någon annan som vi samarbetar med, tex. våra avtalspartners, behandlar dina personuppgifter, görs det för att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter dels mot dig som medlem eller vårt avtal med dig eller med stöd av berättigat intresse. Till våra samarbetspartners delar vi personuppgifter såsom företags identifikationsnummer och e-postadress, mail och namn till företagets kontaktperson. När dina personuppgifter delas med en aktör som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller den organisationens dataskyddspolicy och personuppgiftshantering. Vi delar också dina uppgifter med tredje part som är vårt personuppgiftsbiträde. Detta på grund av att vi använder biträdets expertis och kunskap som inte finns inom PUFFs organisation. PUFF är då ansvariga för behandlingen och biträdet får inte behandla uppgifterna i strid med våra instruktioner. I dessa fall rör det sig om till exempel när vi använder oss av olika IT-tjänster såsom digitala verktyg eller ekonomitjänster. Vi kan även komma att dela dina personuppgifter om det är nödvändigt för att fastställa, göra gällande och utöva PUFFs rättsliga intressen. Vi kan också komma att dela dina personuppgifter när så krävs till följd av lag, förordning, myndighetsföreskrift eller om det följer av domstols- eller myndighetsbeslut. Har du invändningar mot delning av personuppgifter, se rubriken om registrerades rättigheter nedan. Vill du veta mer om delning av personuppgifter kan du alltid kontakta oss på PUFF. Cookies Vår webbplats använder endast cookies som är nödvändiga för att sajten ska fungera, till exempel för att hålla dig inloggad på ditt medlemskonto. Vi använder inga cookies för analys, marknadsföring eller spårning. Registrerades rättigheter Motsätta dig behandling Du har rätt att motsätta dig behandling som vi utför på den lagliga grunden intresseavvägning, det vill säga där vi har angett att vi har ett berättigat intresse för behandlingen. Radering Under vissa omständigheter har du rätt att få dina personuppgifter raderade hos oss. Detta gäller dock inte om vi exempelvis är skyldiga enligt lag att bevara uppgifterna. Begränsa behandling Du kan även ha rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas när så är möjligt. Om du begär sådan begränsning av behandlingen kan det dock leda till att vi inte kan uppfylla våra åtaganden mot dig under tiden som begränsningen pågår. Enligt lag är vi också i vissa fall skyldiga att lämna ut personuppgifter till olika myndigheter. Överföringar till tredje land (länder utanför EU och EES) I undantagsfall kan vi komma att föra över personuppgifter till länder utanför EU och EES (även kallat tredje land) samt till internationella organisationer. Vi gör bara sådana överföringar om övriga regler i dataskyddsförordningen följs och om någon av följande förutsättningar är uppfyllda: – EU-kommissionen har tagit beslut om att det finns en tillräcklig skyddsnivå i det aktuella landet. – Vi har vidtagit andra lämpliga skyddsåtgärder, till exempel standardavtalsklausuler eller bindande företagsbestämmelser. – Det finns ett särskilt tillstånd av tillsynsmyndigheten. – Det i särskilda fall är tillåtet enligt gällande dataskyddslagstiftning. Vilka är mina rättigheter? Enligt dataskyddslagstiftningen har du rätt till kontroll över dina egna uppgifter och att få information om hur vi behandlar uppgifter om dig. Du kan vända dig till oss om du vill använda dig av någon av dina rättigheter. Begära ett registerutdrag med personuppgifter Du har rätt att få information om vilka personuppgifter om dig som vi behandlar. Det kan du få genom att begära ett registerutdrag från oss. Rätta felaktiga eller ofullständiga uppgifter Om det visar sig att vi behandlar personuppgifter om dig som är felaktiga har du rätt att begära att uppgifterna rättas. Du kan också begära att en ofullständig uppgift om dig kompletteras. Ta bort dina uppgifter Du har rätt att få någon av eller alla dina personuppgifter raderade. Det kallas ibland för rätten att bli bortglömd. I vissa fall kan vi inte radera uppgifterna. Det beror i så fall på att uppgifterna fortfarande är nödvändiga för det ursprungliga ändamålet och att vi fortfarande har en legal grund för att behandla dem. Begränsa hur vi behandlar dina uppgifter I vissa situationer har du rätt att kräva att vår behandling av dina uppgifter begränsas under en tid. Det kan till exempel vara om du anser att en uppgift om dig är felaktig och vi behöver kontrollera detta. Det kan också vara om du har invänt mot behandling som vi baserar på berättigat intresse. Då måste vi begränsa behandlingen under tiden vi kontrollerar om våra skäl väger tyngre än dina. Invända mot hur vi behandlar dina uppgifter Om vi behandlar en uppgift om dig med stöd av berättigat intresse kan du invända mot denna behandling. För att vi ska få fortsätta behandla uppgiften måste vi kunna visa att vi har tvingande berättigade skäl för behandlingen och att de skälen väger tyngre än dina intressen och rättigheter. Flytta dina uppgifter till en annan aktör Om vi behandlar dina personuppgifter med stöd av avtal eller samtycke har du rätt att få ut de personuppgifter som du själv har lämnat till oss. Om det är tekniskt möjligt har du även rätt att få uppgifterna flyttade till en annan aktör. Detta kallas för dataportabilitet. Lämna klagomål till tillsynsmyndigheten Om du har klagomål på hur vi har behandlat dina personuppgifter kan du vända dig till tillsynsmyndigheten. I Sverige är det Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).