En kostförmån är skatte- och avgiftspliktig oavsett om det är du som arbetsgivare eller någon annan som ger ut förmånen, så länge förmånen grundar sig i anställningen. Det saknar i princip betydelse om anställda får fri kost på den ordinarie arbetsplatsen, vid tjänsteresa eller konferens. Med kost avses allt som kan ätas och drickas, med måltid avses i första hand frukost, lunch eller middag.
Interna kurser, informationsmöten och personalfest
Interna kurser, informationsmöten och personalfest
Fri kost vid intern representation är en skattefri förmån. Exempel på sammankomster som räknas som intern representation är:
- personalfester
- interna kurser
- informationsmöten med personalen
- planeringskonferenser, som till exempel diskussioner om budget och personalfrågor
- personalutflykter och andra trivselaktiviteter
- kick-off, grupputveckling och liknande interna möten
Exempel på sammankomster som inte räknas som intern representation och där förmån av fri kost är skattepliktigt är:
-
möten för information och planering av det löpande arbetet, så kallade arbetsluncher och liknande
Reglerna om skatte- och avgiftsfri kost gäller enbart när det är fråga om tillfälliga och kortvariga sammankomster. Tillfälliga innebär att det inte är möten som hålls regelbundet med korta mellanrum (varje eller varannan vecka). Kortvariga innebär att sammankomsten får vara högst en vecka.
Om en längre kurs delas upp och hålls vid flera tillfällen räknas varje fysiskt gemensamt möte under utbildningen som en sammankomst. Åker deltagarna hem under helgen ska tiden före respektive efter helgen läggas ihop vid bedömningen om sammankomsten.
Som arbetsgivare ska du göra skatteavdrag vid kostförmån, men om du inte betalar ut någon kontant lön vid sidan av kostförmånen kan du inte göra något skatteavdrag.
Om en längre kurs delas upp och hålls vid flera tillfällen räknas varje fysiskt gemensamt möte under utbildningen som en sammankomst. Åker deltagarna hem under helgen ska tiden före respektive efter helgen läggas ihop vid bedömningen om sammankomsten.
Som arbetsgivare ska du göra skatteavdrag vid kostförmån, men om du inte betalar ut någon kontant lön vid sidan av kostförmånen kan du inte göra något skatteavdrag.
Beräkna förmånsvärdet
Förmånsvärdet för en kostförmån beräknas utifrån följande schablonvärde:
- Inkomstår 2024
- Helt fri kost (minst tre måltider): 300 kronor per dag.
- Fri lunch eller middag: 120 kronor per dag.
- Fri frukost: 60 kronor per dag.
Andra smårätter och styckesaker som en arbetsgivare ger de anställda ska värderas till marknadsvärdet. Enklare förfriskningar som erbjuds som personalvårdsförmån i samband med arbetet, till exempel kaffe med bulle eller frukt, är skattefria.
Så redovisar du kostförmån i arbetsgivardeklarationen
Du som arbetsgivare ska redovisa värdet av en skattepliktig kostförmån i ruta 012 "Övriga skattepliktiga förmåner" i arbetsgivardeklarationen. Om du har ett beslut från Skatteverket om justering av värdet för kostförmån, ska du sätta ett kryss i ruta 048 "Förmån har justerats".
Undantag från kostförmån
Fri kost kan vara en skattefri förmån. Det gäller till exempel i dessa fall:
- hotellfrukost ingår i priset för övernattning vid tjänsteresa
- kost på allmänna transportmedel som ingår i priset för resan
- representation (intern och extern), som till exempel personalfest
- om dina anställda får gratis måltider utan krav på motprestation från någon annan än dig som arbetsgivare är de skattefria, till exempel måltider som allmänheten lämnat i syfte att visa uppskattning
Som arbetsgivare ska du dokumentera sammankomsterna. Av dokumentationen bör det åtminstone framgå i vilket sammanhang mötet eller konferensen hållits, syftet med mötet, innehållet och för vilken eller vilka persongrupper.
Moms och avdrag för kostnader
Avdrag för personalfest medges för högst två fester per år. Arbetsgivare får göra avdrag för kringkostnader vid ett julbord enligt samma regler som för andra typer av personalfester. Avdrag för kostnader för mat och dryck medges bara för enklare förtäring. För avdragsrätt ska den interna representationen ha ett omedelbart samband med näringsverksamheten och det får inte vara fråga om personlig gästfrihet.